Дорога в будущее

В то же время уровень ожиданий при обращении к небольшой фирме совсем иной, поскольку понятно, что она не может нанимать большой штат специалистов. Когда свое дело или, скажем, магазин открывает какой-то индивид, он взваливает на свои плечи все: документацию, счета, клиентов. Иногда просто диву даешься, с каким количеством самых разных дел приходится управляться владельцу малого предприятия. А ведь он может приобрести один персональный компьютер и несколько программных пакетов и получить тем самым электронную поддержку всех своих занятий. И в результате малое предприятие действует эффективнее «тяжелой артиллерии».

Однако крупные компании выигрывают в другом. Применение персональных компьютеров улучшает доступ к всевозможной информации. Персональные компьютеры покончили с громадными издержками, которые плодили всяческие совещания по координации работы подразделений, выработке единой политики и прочим внутренним проблемам. Именно поэтому от внедрения электронной почты крупные предприятия получили гораздо больше, чем малые.

Использование информационных инструментов внутри Microsoft началось с перехода на компьютерные распечатки отчетов. Во многих компаниях, заходя в кабинет менеджера высшего звена, видишь на полках переплетенные в книги компьютерные распечатки с ежемесячной финансовой отчетностью, правда, покрытые толстым слоем пыли. В Microsoft подобные материалы доступны только на экранах компьютеров. Если кому-то нужны подробности, он (или она) изучает нужные цифры за определенный период, по определенному региону или отбирает их по иному критерию. Когда мы впервые ввели оперативную систему финансовой отчетности, сотрудники начали видеть цифры в новом ракурсе. Они, например, стали задумываться над тем, почему наша доля рынка в одном регионе отличается от нее где-то в другом регионе. Начав сообща работать с информацией, мы обнаружили кое-какие ошибки. Сотрудники группы обработки данных потом долго каялись, но... «Очень сожалеем об этих ошибках, – говорили они, – однако мы собираем и выдаем эти цифры каждый месяц вот уже целых 5 лет. Проблемы были там с самого начала, и никто ни разу не упомянул о них». А все потому, что печатную информацию не воспринимали в той мере, которая позволила бы отловить ошибки.

Гибкость, достигаемую за счет перевода информации в электронную форму, трудно описать тому, кто не работал с компьютерами. Но лично я теперь больше не смотрю финансовую отчетность на бумаге – только в электронном виде.

Появление в 1978 году первых электронных таблиц стало большим достижением. Они позволили вставлять в ячейки таблиц любые формулы. Элементы формул могут ссылаться на другие ячейки. Поэтому изменение одного значения приводит к немедленному пересчету и всех связанных с ним значений.

Тем самым, благодаря электронным таблицам, Вы можете проигрывать сценарии типа «а что если», моментально выявляя эффект от любого изменения.

Некоторые современные электронные таблицы предусматривают множество разных способов для отображения табличных данных. Простые команды осуществляют фильтрацию и сортировку данных. Наиболее знакомое мне приложение этого типа, Microsoft Excel, включает функцию создания сводных таблиц (pivot table feature). Эта функция обеспечивает просмотр итоговой информации самыми разными способами и существенно облегчает восприятие числовых данных. Критерий выборки информации для сводной таблицы изменяется простым щелчком выделенных ячеек или перемещением мышью заголовка столбца с одной стороны таблицы на другую. Тем самым табличные данные можно представить и обобщенной сводкой, и развернутым анализом по любой категории данных, и подробным отчетом.

В Microsoft такие сводные электронные таблицы ежемесячно рассылаются всем менеджерам; они содержат данные по сбыту: отдельно по подразделениям и конкретным продуктам, а также по текущему и прошлому бюджетному году. Далее каждый менеджер быстро выстраивает эту информацию в нужном ему (или ей) виде. Менеджеры по сбыту могут сравнить объем продаж в своем регионе с тем, что планировалось, или с цифрами предыдущего года. А менеджеры, отвечающие за сбыт определенных продуктов, могут проанализировать объем их реализации по странам и т.д. В общем, электронные таблицы дают тысячи возможностей – только щелкни кнопкой мыши.

Рост быстродействия вскоре позволит персональным компьютерам выводить трехмерную графику очень высокого качества, что, в свою очередь, позволит отображать данные эффективнее и нагляднее, чем это возможно в нынешних двумерных презентациях. Прочие достижения еще больше упростят анализ баз данных, Вы даже сможете вслух спрашивать: «Какой продукт идет лучше всех?»