Сам себе MBA. (Самообразование на 100% )

Четыре метода выполнения

Я всего лишь один из многих, но я человек. Я не могу сделать все, но могу предпринять хоть что-нибудь. То, что я в состоянии сделать, я должен сделать, а то, что должен сделать, Божьей милостью сделаю.

Эдвард Хейл, священник и литератор XIX века

Существует четыре способа справиться с любой задачей. Это завершение, удаление, передача и отсрочка.

Завершение — выполнение задания — то, к чему стремится большинство людей. Составляя список текущих дел, вы, вероятно, считаете, что все эти дела вы должны сделать сами. Это не так: завершение лучше всего подходит тем заданиям, которые только вы сможете сделать правильно и эффективно. Для остальных найдутся другие способы.

Удаление — устранение задачи — применяется в том случае, если задача не важна или не нужна. Не тратьте на нее свое время — смело вычеркивайте.

Передача — выполнение вашей задачи другим человеком — эффективна в том случае, если этот человек может справиться с ней на 80 % так же хорошо, как и вы. Для этого вам надо найти того, кому эту задачу делегировать. Это могут быть служащие, подрядчики или аутсорсеры — главное, что они способны делать некоторые дела за вас.

В процессе подготовки «Персонального интенсивного бизнес-курса МВА»⁵ мы с Келси снимали видео, а бабушка Келси — первоклассная машинистка — помогла нам сделать расшифровку каждой записи.

В результате курс был завершен за рекордно короткое время, причем не потребовал от нас много сил.

Если вам некому передать свои рутинные дела, попробуйте поработать с фрилансером. Меньше чем за 100 долларов вы получите помощь команды профессионалов, которую найдете в Сети. Если вы раньше никогда никому не передавали свои дела, сейчас самое время начать.

Отсрочка — откладывание дел на потом — эффективна для задач, которые не обязательно решать именно сейчас. Ничего страшного в этом нет, наоборот, вы быстрее застопоритесь, если возьметесь за слишком много дел сразу. Отложите те задачи, которые можно выполнить позже, и сосредоточьте все свое внимание и энергию на более важных вещах.

В книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен рекомендует вести списки «когда-нибудь / может быть» и вносить в них задания, которые вы, возможно, сделаете в будущем, поскольку именно сейчас в них нет необходимости. Эту идею поддерживает и исследователь творческих способностей Скотт Бельски в своей книге Making Ideas Happen («Как воплотить свои идеи в жизнь»), называя это «второстепенным» списком, к которому вы всегда сможете обратиться впоследствии.

Старайтесь использовать все четыре способа — и вы удивитесь, насколько быстро вы сможете справиться со своими делами.

Самые важные задачи (СВЗ)

Занимаясь мелкими делами, думайте о серьезных вещах: это поможет справиться с ними.

Элвин Тоффлер, автор концепции постиндустриального общества, футуролог

Не все стоящие перед вами задачи одинаково важны. Если вы хотите максимально эффективно использовать свое время, сосредоточьтесь на выполнении самых важных задач, а более мелкие оставьте на потом.

Самая важная задача — та, которая в случае выполнения принесет необходимые результаты. Проснувшись, составьте список из двух или трех СВЗ и попытайтесь выполнить их как можно быстрее. Это должен быть отдельный список: не смешивайте СВЗ с вашими остальными делами! Я обычно использую карточки или бесплатный планировщик Дэвида Сиа Emergent Task Planner⁶ в формате PDF.

Объедините эту технику с законом Паркинсона и определите крайний срок выполнения этих задач. Поставив себе целью сделать все СВЗ до 10 часов утра, вы будете поражены тем, как быстро вам это удастся.

Наличие списка из двух или трех СВЗ помогает поддерживать моноидеальное состояние, в котором вы можете игнорировать все, что отвлекает вас от выполнения этих задач. Если в это время вам кто-то позвонит, вы всегда сможете сказать, что свяжетесь с ним после того, как доделаете работу Само определение СВЗ подразумевает, что все остальные дела не так важны и их вполне можно проигнорировать.

Выполните все СВЗ как можно быстрее — и у вас впереди будет еще целый день, который можно посвятить другим делам.